【初心者向けLookerStudio講座】レポートの共有方法について解説!

こちらの記事では、Looker Studio(旧称データポータル)レポートの共有方法についてご紹介させていただきます!Looker Studioのレポートを共有する際の基本的な用語や内容を把握したい方におすすめです!

記事のレベル(さきやん評価)
総合(下記項目の平均)
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わかりやすさ/おもしろさ
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ためになるか
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ブログ作成スキル(さきやん
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どーも、さきやんです!ご覧いただきありがとうございます。

こちらの記事にたどり着いているということはLooker Studio(旧称データポータル)に興味・関心がある方だと思っています。

さきやん
さきやん

こちらの記事は以下のような人におススメだと思います!

  • これからLooker Studioを始めたい方
  • Looker Studioの「レポート共有方法」について知りたい方

それではどうぞご覧ください!

本記事の流れ

こちらの記事では、大きく4つのステップで説明させていただきます。

Looker Studioの「レポート共有」の位置づけ

まず初めに、Looker Studioのレポート作成の流れの中で「レポート共有」がどこに位置付けられるのかについてご紹介させていただきます。

レポート共有の基本について

本記事の目的であるLooker Studioの「レポート共有」の基本的な内容に関して解説させていただきます!

5つの共有方法

他のユーザーを招待する方法、レポートのリンク取得、レポートのダウンロード方法など、5つについて解説させていただきます!

レポートの認証情報とアクセス設定方法

共有する際にユーザーに制限をかける方法について解説させていただきます。

事前準備・環境について

本題を説明する前にさきやんの事前の準備・構築環境についてご紹介したいと思います。

こちらの記事に関する事前の構築環境について

Googleアカウントは所有

Looker Studioの初期設定が終わり、Looker Studioが使える状態

さきやん
さきやん

Looker Studioの初期設定が終わっていない方は以下の記事を参考にしていただければ幸いです!

【初心者向けLookerStudio講座】Looker Studioの始め方

レポート共有の位置づけ

はじめに、Looker Studioのレポート作成の流れは以下の大きく5つのステップに分けられます。

今回の記事ではステップが対象となります。

ステップ❶
レポート設計

レポート作成をする上で設計は重要な要素になります!

記事にしていますので詳しく知りたい方はこちらのリンクからご覧ください。

ステップ❷
データ接続(データソースエディタ操作)

レポート化したいデータに接続し、必要に応じてデータソースエディタで利用しやすいデータに加工します。

ステップ❸
レポートにグラフを追加

接続されているデータからレポートに様々なグラフを追加します

ステップ❹
レポートの調整

キャンバスに対してテーマの選択やバナー追加を行います

ステップ❺
レポートの表示と共有

作成したレポート(ダッシュボード)を表示、共有します

各ステップの概要については下記のページで整理していますのでご覧ください。

さきやん
さきやん

次から本題の内容を解説していきたいと思います!

レポート共有の基本について

それでは本記事の本題である「レポート共有の基本」について説明させていただきます。

基本的にLooker Studioでレポート(ダッシュボード)を作成した後は誰かに共有したり、実際に見てもらうことで新しいインサイト(示唆)を得てもらったり、レポート改善のコメントなどをもらうことができます

その作業が「レポート共有」です。

Looker Studioでレポート共有する場合は右上の共有ボタンの横にある「▼」ボタンを押下するとメニューを確認することが可能です。

メニューとしては大きく5つあります。

共有機能概要
他のユーザを招待Googleアカウントを持っているユーザーを招待して、レポートをの閲覧や編集を許可することが可能です。
配信のスケジュールレポートを配信するスケジュールを指定し、レポートのPDFを定期的に配信可能です。
レポートへのリンクを取得レポートへの短縮URLを生成し、レポートの共有やウェブページでの参照などが可能です。
レポートを埋め込むレポートをGoogleサイトやiframe対応のウェブサイトに埋め込むことが可能です。
レポートをダウンロードPDF形式でダウンロードすることが可能です。

それぞれの詳細は次の章で説明させていただきますが、もう一つ重要なポイントを紹介させていただきます。

それは「データの認証情報」と「アクセス設定」です!

データの認証情報はレポートで利用しているデータソースに対して、どのGoogleアカウントの認証情報を利用するかを変更し、レポートの閲覧者を制限することが可能です。

また、レポートのアクセス設定ではユーザーに対して利用可能な機能を制限することが可能です。

こちらも詳細は最後の章で説明させていただきます。

Note
  • レポート共有する機能は大きく5つある
  • 共有する機能に加えて「データの認証情報」と「アクセス設定」を利用してユーザーと利用機能を制限することが可能
さきやん
さきやん

以上がレポート共有に関する基本的な説明です!

5つの共有方法

それでは、5つの共有方法について説明させていただきます。

他のユーザーを招待

この機能を利用することで、他のユーザーを招待してレポートの閲覧や共同編集を許可することが可能です。

データソースやレポートの編集をする際にはGoogleアカウントを所有している必要があります

手順ですが、「他のユーザーを招待」をクリックし、表示された画面の入力部分を選択します。

さきやん
さきやん

参考までに、「共有」ボタンと「▼」ボタンを押下して「他のユーザを招待」をクリックして表示れる画面は同一のものです!

追加したいGoogleアカウントのメールアドレスを入力し、アクセス権限を変更した上で、送信ボタンをクリックします。

なお、アクセス権限については以下の通りです。

アクセス権限概要
閲覧者レポートを表示できるが、編集や他のユーザーと共有は不可
編集者レポートやデータソースを編集し、他のユーザーと共有が可能

正常に処理が完了すると、以下の画面のように新しいユーザーが登録され、レポートを共有することが可能です。

送信時に「通知を送信する」のチェックをつけた状態の場合、以下のようなメールが追加されたユーザーに送信されます。

これでユーザーを招待することができましたが、追加したユーザーのアクセス権を削除することも可能です。

「閲覧者▼」を選択し、「アクセス権を削除」をクリックします。

この状態だと保留中になっているため、「保存」ボタンをクリックすることでアクセス権が削除されます。

さきやん
さきやん

以上で他のユーザを招待についての説明は完了です。かなり簡単にレポート共有、削除ができることがわかるかと思います!

Note
  • Googleアカウントを所有していれば容易にレポートへのアクセス権の付与が可能
  • 追加したユーザーのアクセス権限の削除も可能

配信のスケジュール

続いて、配信のスケジュールについてです。

配信スケジュールを設定すると、PDF化されたレポートを自分や関係者に定期的に配信できるようになります。

メール配信される場合は、ダッシュボードの画像やPDFファイルに加えて、レポートへのリンクも共有されます

手順ですが、▼ボタンを押下し「配信スケジュール」をクリックします。

メール配信の画面が表示されるので、必要な設定をしていきます。

設定できる箇所の概要を紹介させていただきます。

設定箇所概要
❶フィルタ設定PDF 化されたレポートは基本的にレポートのデフォルトフィルタオプション設定と期間のプロパティが使用されます。特定のフィルタオプションを指定したい場合にこちらで指定し手変更することが可能です。
❷宛先配信したいユーザーのメールアドレスを指定します。
❸件名とメッセージをカスタマイズするメールの件名やメッセージ(本文)の内容をカスタマイズすることが可能です。
❹リピート配信する周期・頻度(毎日、毎週、毎月など)を指定することが可能です。

お好みの設定が完了後に、❺保存ボタンをクリックすればメールでレポートが配信が行われます。

こちらの配信スケジュールの制限事項としては以下の通りですのでご認識ください。

配信スケジュールの制限事項
  • 最大 50 件の受信者アドレスを含めることが可能
  • スケジュールの作成者は常に宛先に含まれ、追加の受信者は必要に応じて設定する
  • 送信日時を設定したメールには、レポートのプレビューとして最大 5 ページを含めることが可能
  • 配信スケジュールは、OSのタイムゾーンに基づく
  • スケジュールの編集では、レポートにまだ存在しないフィルタを追加することやフィルタを削除したりすることはできない
さきやん
さきやん

こちらも簡単だったかと思いますww

レポートへのリンクを取得

続いて、レポートへのリンクを取得についてです。

レポートへの短縮URLを生成して、レポートの共有、ウェブページでの参照など、様々な用途で使用可能です。

リンクには、フィルタや期間などレポートの現在の設定を含めることも可能

手順ですが、▼ボタンを押下し「レポートへのリンクを取得」をクリックします。

レポートへのリンクが表示されるので、あとはこのURLを対象者に共有します。

ここで一点、共有設定については注意して設定するようにしてください。

設定方法は、リンク取得画面で「共有設定を表示」ボタンがあるのでそちらを選択します。

表示画面の下部にリンク設定があるので、▼を押下すると共有設定を変更することが可能です。

以下の表を参考にして設定を選んでいただければと思います。

制限付き オフ – 特定のユーザーだけがアクセスできます
限定公開 リンクを知っている全員が表示できます
公開 インターネット上の誰でも検索、閲覧できます
さきやん
さきやん

こちらも簡単だったかと思いますww

さきやん
さきやん

「レポートの現在のビューにリンクする」という設定があります。内容としては初心者の方向けには少し細かいため、詳細は以下のヘルプページをご覧ください。

レポートの現在のビューには、レポートに表示されるデータを制限する、または絞り込むために加えた以下のような変更が含まれます。

・フィルタの適用・期間の変更

・データ管理の使用

レポートの現在のビューには、次のようなグラフ インタラクションも含まれます。

・テーブルのページ設定の指定

・クロス フィルタリングの適用

・オプションの指標の選択

・ドリルダウン
出典(Looker Studioヘルプページ)

レポートを埋め込む

続いて、レポートを埋め込むについてです。

レポートは、Googleのサイトやiframe対応のウェブサイトに埋め込むことが可能です。レポートを実際に埋め込んだページは以下をご覧ください。

手順ですが、▼ボタンを押下し「レポートを埋め込む」をクリックします。

レポートの埋め込みコードやURLを選択する画面が表示されるため、コードやURLをコピーして埋め込みたいサイトに登録します。

サイトへの埋め込み方法の詳細については以下で記事化しておりますのでご興味がある方はご覧ください!

【2024年】Looker studioのダッシュボードをWordPressに表示する方法は?5分で可能!

レポートをダウンロード

この章の最後に、レポートをダウンロードについて説明させていただきます。

こちらはレポートをPDF化した状態でダウンロード可能です。

手順ですが、▼ボタンを押下し「レポートをダウンロード」をクリックします。

必要に応じてチェックボックスを選択し、ダウンロードボタンをクリックすれば以下のようにダッシュボードがPDF化されます。

チェックボックスの設定内容は以下をご覧ください。

設定箇所概要
カスタムの背景色を無視するレポートの背景色を削除することが可能で、選択するとPDFの背景色を無色にすることが可能
レポートに戻るリンクを追加するPDFビューアがブックマークに対応している場合は、PDFビューアのPDFブックマークセクションに[Looker Studio で開く]リンクを追加可能
レポートをパスワードで保護するPDFを表示する際のパスワード設定が可能(パスワードは4文字以上で入力する必要がある)
さきやん
さきやん

簡単にダウンロードできたかと思います!

Note
  • Looker Studioの提供する大きく5つの機能を利用して様々な方法でレポートを共有することが可能

レポートの認証情報とアクセス設定方法

レポートの認証情報とアクセス設定の概要

最後の章では「認証情報」と「アクセス設定」についてご紹介させていただきます。

認証情報はデータソースに、アクセス設定は作成したレポートに対して設定します。

それぞれをうまく組み合わせて利用することで、特定のユーザーに対して共有したり、特定のユーザーの利用可能な機能を制限することが可能です。

レポートの認証情報について

それでは「データの認証情報」に関してご紹介させていただきます。

レポートを閲覧する際には前述のデータソースの種別に関わらず、レポートのデータを閲覧できるユーザーはデータの認証情報を利用して制御します。

データの認証情報に関するオプションは2種類あります。

オーナーの認証情報

オーナーの認証情報の特徴としては以下の通りです。

・ データソースのオーナーの認証情報を使い、データセットへのアクセスを承認する

・ このオプションの場合、基になるデータセットへのアクセス権を閲覧者に対して要求しない

こちらを利用する際の注意事項としては以下のことをレポートやデータソースを共有する前に確認しておくことが望ましいです。

共有先のユーザーが信用できること

閲覧者の認証情報

閲覧者の認証情報の特徴としては以下の通りです。

・ このオプションの場合、基になるデータセットへのアクセス権を閲覧者に対して設定する必要がある

例えば、AさんからBさんに共有しようとしているレポート元データがGoogleスプレッドシートだったとします。

共有されたBさんは当然AさんのGoogleスプレッドシートへはアクセスできませんので、スプレッドシートの共有設定でAさんがBさんを追加する作業が必要になります。

ここまでが概要の説明で、ここから変更方法について説明させていただきます。

Looker Studioの対象ダッシュボードのメニューの「リソース」の中の「追加済みのデータソースの管理」を選択します。

データソースの一覧が表示されるため、対象のデータソースの「編集」を選択します。

フィールド情報が表示されるため、上部の「データの認証情報」を選択します。

「データの認証情報を更新」する画面が表示されるため、認証情報を変更して「更新」ボタンをクリックすれば変更が完了します。

さきやん
さきやん

不特定多数にレポートは配布する場合は基本的にはオーナーの認証情報を使うことが多いかと思います

アクセス設定方法

最後に「アクセス設定方法」に関してご紹介させていただきます。

こちらの設定では、ユーザ追加やダウンロード制限などをかけることができます。

手順ですが、▼ボタンを押下し「他のユーザーを招待」を選択し、歯車のマークをクリックします。

すると、レポートのアクセス設定画面が表示されるため、お好きな設定に変更します。

さきやん
さきやん

チェックボックスにチェック後に、全画面に戻り、設定完了ボタンをクリックすることで設定反映されます。

チェックボックスの設定内容は以下をご覧ください。

設定箇所補足
編集者によるアクセス権の変更および新しいユーザの追加を禁止します対象は編集者であり、レポートのグラフ変更などの設定はできるが、アクセス権の変更やユーザ追加ができない状態にする場合は選択
閲覧者によるダウンロード、印刷、コピーを無効にする対象は閲覧者であり、PDFでのダウンロードやレポートのコピーができない状態にする場合は選択
閲覧者によるアラートの表示と作成を無効にする対象は閲覧者であり、アラートの作成ができない状態にする場合は選択
さきやん
さきやん

以上でアクセス設定方法に関する説明が完了です!

Note
  • 認証情報はデータソースに対して設定
  • アクセス設定は作成したレポートに対して設定
  • うまく組み合わせて利用することで、特定のユーザーに対して共有したり、特定のユーザーの利用可能な機能を制限することが可能

ゴール(レポート共有方法を把握している状態)

お疲れさまでした!これでこちらの記事のゴールは達成です!

これでご覧の皆様もLooker Studioのレポート共有に関する基礎を把握している状態が整いました

以上、本記事は終わりになりますので、ここまで読んでいただいた方は誠にありがとうございました!

Looker Studioに関する情報は以下のページでまとめておりますので、他にもLooker Studioの事例や基本的な情報が知りたい方は是非ご覧ください

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